Kita mungkin pernah menggunakan alat-alat telekomunikasi seperti di atas. Sekarang, kita sudah boleh berbincang dengan ramai orang sekaligus di mana saja gelombang internet wujud mata bertentang mata.
Masa pendemik Covid 19 ini lagilah ramai manusia seluruh dunia menggunakan alat telekomunikasi terkini sama ada untuk kegunaan peribadi ataupun untuk perniagaan.
Tahukah anda bagaimana untuk menjalankan mesyuarat telekonferensi yang berkesan? Katalah anda merupakan ahli jawatankuasa pertubuhan bukan kerajaan ataupun anda merupakan setiausaha yang ditugaskan untuk menjalankan mesyuarat telekonferensi di tempat anda bekerja. Apakah panduan yang anda perlukan?
1) Penyediaan mesyuarat
i) Sekretariat pertubuhan ataupun jabatan akan menjadi satu-satunya penganjur rasmi bagi sebarang mesyuarat dalaman ataupun luaran. Sekretariat akan memastikan setiap ahli yang diperlukan bersetuju untuk bermesyuarat pada tarikh dan masa yang diinginkan.
ii) Semua mesyuarat pertubuhan ataupun jabatan akan dilakukan melalui aplikasi Zoom atau Jitsi ataupun google meet berbayar ataupun percuma.
iii) Semua mesyuarat telekonferensi dijalankan secara rasmi melalui Sekretariat pertubuhan ataupun jabatan dan direkodkan dengan sewajarnya dalam permohonan mesyuarat Zoom diterima sebagai rasmi dan sah.
iv) Mesyuarat akan diatur dan difasilitasi oleh Sekretariat pertubuhan.
v) Sekretariat pertubuhan akan berhubung dengan Pengerusi mengenai penetapan tarikh dan masa mesyuarat.
vi) Setelah pengesahan tarikh dan waktu, IT akan masukkan jadual mesyuarat Zoom. Pautan
untuk menyertai mesyuarat tersebut kemudian akan dikeluarkan oleh Sekretariat jabatan masing-masing kepada jawatankuasa
ahli yang berkenaan.
2)Persediaan untuk mesyuarat telekonferensi
i) Sekretariat jabatan yang menguruskan mesyuarat akan berkongsi dokumen di skrin kepada semua
ahli dalam mesyuarat.
ii) Sekiranya ada ahli yang ingin berkongsi dokumen semasa telekonferensi, dokumen tersebut hendaklah
diemailkan ke Sekretariat terlebih dahulu.
iii) Anggota yang menghadiri mesyuarat hendaklah mematikan sebarang aplikasi media streaming yang
mungkin menggunakan kapasiti lebar jalur atau aplikasi intensif sumber yang mungkin menjadi perlahan
atau membekukan kemampuan pemproses komputer anda semasa telekonferensi.
3) Sebelum mesyuarat telekonferensi dijalankan
Klik gambar di bawah untuk memenangi cabutan bertuah mingguan irsukhairul.com
